Escala e tamanho são importantes.
É preciso uma abordagem diferente ao implementar o Kanban em um único time, um departamento maior ou ao realizar uma transformação digital completa da empresa.
Neste guia, você encontrará as melhores práticas usadas para estabelecer as bases que ajudarão você a dimensionar e administrar sua conta Businessmap em implementações de grandes empresas com milhares de usuários.
AVISO: A seguir, apresentamos apenas as melhores práticas e recomendações, mas, certamente, elas NÃO devem ser aplicadas como regras ou políticas. É vital para uma adoção bem-sucedida do Kanban que cada time na organização tenha a liberdade de desenvolver e implementar o método Kanban da maneira mais adequada para si, de forma que se adeque aos fluxos de trabalho existentes e depois apresente uma melhora gradual.
I. Configuração Ágil/Kanban e Businessmap.
O produto Businessmap é intuitivo o suficiente e um usuário comum deve ser capaz de entrar e começar a usar o produto sem ajuda adicional. No entanto, esse não é sempre o caso para grandes empresas. Os fluxos de trabalho e a complexidade podem atingir níveis além da compreensão e adoção de um usuário mediano. Para lidar com este problema, sugerimos a definição de um quadro de conhecimento, uma comunidade de prática ou uma equipe de usuários avançados para fornecer soluções para cenários complexos. Geralmente, esses são Agile/Kanban Coaches com conhecimento extensivo do produto Businessmap e também do ambiente da sua empresa e cenários de uso.
II. Entrada para novos usuários – Portal Ágil com links e informações vitais.
Há uma funcionalidade específica (Times Businessmap) implementada para lidar com a grande quantia de usuários. Esta é a habilidade de associar e agrupar os usuários por Times, Áreas ou Departamentos. Nós criamos um time “Global” onde cada novo usuário é automaticamente designado. Para guiar esses usuários e fornecer informações ágeis vitais sobre a empresa e todos os tópicos relacionados, nós sugerimos criar um Dashboard geral e torná-lo visível/compartilhá-lo com o time “Global.
O dashboard pode conter alguns widgets pré-definidos, mostrando os principais objetivos e metas da empresa para o ano, iniciativas de produtos específicos ou qualquer coisa que seja de interesse para todos os usuários.
Usando o widget de RICH TEXT, você pode criar uma tabela ou uma lista de links e visualizar as informações mais importantes para os usuários finais. Por exemplo, fornecer os pontos de contatos.
III. Configuração de componentes e nomes comuns para toda a empresa
Cada empresa (grande ou pequena) possui seu próprio vocabulário quando se trata de itens comuns como tipos de trabalho, módulos, estruturas, etc. Por exemplo, em uma empresa de produtos, problemas encontrados em um produto podem ser chamados: “defeitos”, “problemas”, etc.
Para evitar qualquer tipo de siglas, sinônimos e apelidos e, assim, alinhar a comunicação entre os times, recomendados que o proprietário (comunidade) da conta preparar todos os componentes e campos personalizados comuns do Cartão para a empresa antes de adicionar os times.
IV. Áreas de Trabalho, Quadros e Convenção de Nomenclatura
Para algumas empresas, é muito fácil, por exemplo, Área de Trabalho = Departamento e Quadro = Time, e essa seria uma ótima configuração. Esta é a maneira padrão no Businessmap de mapear sua empresa, mas este nem sempre é o caso. Em grandes empresas, podemos encontrar frequentemente equipes híbridas, equipes virtuais, diferentes localizações geográficas, linhas de relatório duplas, equipes temporárias, forças-tarefas, grupos de projeto para um cliente especial, etc.
- No geral, recomendamos começar configurando quadros e times (de baixo para cima), como a fundação de uma casa. Ou seja, os times que são conhecidos, sólidos e que trabalham juntos por um longo tempo e crie um quadro para cada time e grupo.
- Se você possui pequenos grupos que poderiam fazer parte de um time maior, considere ter alguns fluxos de trabalho para cada grupo como parte de um quadro de time maior. Idealmente, cada usuário deve trabalhar em um quadro, sem alternar quadro/área de trabalho.
- Projetos ou Atividades de times virtuais. Em vez de criar um quadro com membros virtuais para outros times, você pode representar esse time “virtual” como um fluxo de trabalho dedicado que contém a iniciativas (atividades principais) daquele time e esses estão conectados/relacionados a tarefas dentro do quadro de cada time “sólido”
- Use uma convenção de nomenclatura para quadros do time. O sistema permite nomes repetidos para outros propósitos e cenários. Ainda assim, em empresas, sugerimos que o nome de cada quadro importante seja único e facilmente reconhecível em toda a empresa. Quando há muitos quadros, usando os filtros, menus, etc., é preciso criar uma maneira fácil e visual de encontrar o que procura. Você pode usar o campo de busca e filtrar facilmente por abreviação ou nome, mas isso pode criar vários problemas se houver quadros similares.
Exemplo: A equipe de Dev Ops na Europa/Espanha se autodenomina “Os Ninjas”, seria algo do tipo: EMEA: DevOps (Os Ninjas) - Assim como visto acima, ao configurar as Regras de Negócios, se precisar buscar e corrigir algumas delas, mais tarde, isso será difícil se você manter os nomes padrões definidos pelo sistema. Por exemplo, 10 regras nomeadas “Cartão é movido”! Sugerimos usar algo como uma abreviação para seus cenários ou o time/departamento onde a regra de negócio é executada, pois esta pode ser aplicada em vários quadros. Por exemplo: [EMEA: DevOps] (Cenário de E-mail de Suporte) – Cartão é movido como Ticket Concluído Automaticamente em 7 dias.
V. Esquema de Cores – Cores de Raias e Colunas, Urgentes e Tipos
O elemento visual mais poderoso de um cartão é a cor. Códigos de cores são muito simples, fáceis de usar e conhecidos em vários lugares. Cores do semáforo e sinais, listras coloridas nos elementos da indústria eletrônica, bandeiras em esportes, etc. Os códigos de cores são especialmente eficazes para trazer informações rápidas e em grande escala (como na empresa). O “Dabbawalas” – sistema logístico indiano de entrega de alimentos, é um dos maiores exemplos, onde cinco mil funcionários com um simples conjunto de índices e um esquema de cores entregam marmitas para mais de 200 mil clientes por dia e retornam as marmitas vazias para seus proprietários, sem erros.
- Se a sua empresa ainda não possui um esquema de cores, nós aconselhamos a criação de um. Pode ser algo simples e básico como:
- Vermelho – Escalado/Urgente – solicitações ad-hoc que exigem atenção imediata.
- Laranja – Atividades relacionadas a solicitações de clientes
- Verde – Atividades internas
- Azul – Tarefas recorrentes/Operações diárias
- ...
Exemplo: Cartões recebidos/dependências de outros times.Nota: Conhecendo o código, naturalmente descobrimos que recebemos uma tarefa de outro time relacionada a uma solicitação de clientes e devemos dar a devida atenção a ela.
- Ter uma raia dedicada como Urgente e colorir as raias para corresponder com os cartões nelas.
Nota: Apenas ao olhar para o quadro, podemos ver que há um item ad-hoc muito urgente criado e um recorrente (Tarefa Regular) que foi escalada, esperando para começar o trabalho nela.
- Subcolunas e cores.
O Businessmap já possui 5 cores pré-definidas que podem ser alteradas. Essas são as “Seções” ou áreas para:
- Backlog - Cinza
- Pedido - Azul
- Em Progresso - Laranja
- Concluído - Verde
- Arquivo - Roxo
Essas cores são fixas e são usadas em relações pai-filho, por exemplo, nos diferentes níveis do portfólio para exibir o status e progresso de execução em detalhe.
Desta maneira, você pode ver qual cartão foi concluído, qual está em progresso e qual está na fila!
- Grandes empresas possuem equipes maiores e quadros mais complexos, então sugerimos usar cores para quadros “longos” com várias estações (colunas de Fila e de Trabalho em Progresso) dentro do mesmo fluxo de trabalho para corresponder com o padrão de cor acima.
Desta maneira, você pode ver que em Urgente, por exemplo, as colunas são mescladas. Não há filas, por exemplo, para os itens “quentes” que possuem toda a atenção e não apresentam tempo de espera entre estações. Para as outras subcolunas, embora estejam dentro da área Em Progresso, possuem marcações de colunas naturais de começo e fim em cada estação.
VI. Segurança da Empresa.
Por último, mas não menos importante é o tópico: tomar medidas necessárias para a segurança da sua Conta Businessmap de Empresa. Grandes empresas possuem departamentos de TI com regras e políticas específicas para o manejo de dados, com regras de senha estritas, funções de segurança, etc.:
- A primeira coisa que recomendamos fortemente é ativar a integração SSO / SAML 2.0 para o seu IdP de Empresa (Fornecedor de Identidade). Desta maneira, TI pode aplicar as políticas de segurança de acesso e senha para todos os usuários. Esses usuários não precisarão lembrar de outra senha, e ficarão felizes com o login de um clique para abrir seus quadros.
Nota: Você pode considerar a configuração de um Link de Atalho Businessmap dentro do Portal da Empresa.
- Nós temos um Dashboard de Segurança especial que é principalmente útil para as exigências de gerenciamento de dados especiais para grandes empresas.
- Nós recomendamos, pelo menos, desativar anexos e usar links. Eles podem ser adicionados dentre da descrição do cartão, comentários ou em campos personalizados especiais para a solução de armazenagem de arquivos da empresa.
- Depois de criar quadros e áreas de trabalho, não permita que as áreas de trabalho internas da empresa tornem-se públicas. Esse recurso é geralmente usado para consultores e instrutores para transferir Modelos de Áreas de Trabalho entre suas contas e a empresa que consultam, mas pode ser usado também de outra maneira.
- Dependendo da sua organização, você pode considerar que somente os Proprietários da Conta sejam capazes de copiar áreas de trabalho e quadros para limitar a criação descontrolada de quadros e áreas de trabalho para todos os tipos de necessidades: particulares, virtuais ou temporárias.
- O comportamento padrão da Conta Businessmap é baseado em Testes e Demos. O que significa que a configurações padrão servem para permitir que recursos sejam testados e facilmente usados. Em grandes empresas, principalmente devido ao tamanho e às políticas de segurança usadas, o comportamento padrão é relacionados a restrições e ter recursos desativados por padrão.
Isso vale para os recursos de API que são acessíveis por padrão, portanto, nós sugerimos:- Alterar a função “padrão” que a maioria dos usuários possui e desmarcar a permissão de acesso a API.
- Configurar outra função dedicada a usuários com “Acesso a API”.
- Configurar usuários “API” dedicados que você mapeou internamente com pessoas responsáveis e cenários onde são usados. Desta maneira, você sabe quando uma mudança é feita por um usuário real ou por um usuário de automação/integração API.
- Nós temos um método API especial para automaticamente gerar novamente a chave API. Use isso na sua integração e gere automaticamente e armazene sua nova chave, toda semana ou mês.
INPUT: POST https://<my_account>.kanbanize.com/api/v2/my/apiKey/generate?apikey
(HEADER: apikey: <your current api key>)
OUTPUT: { "data": { "api_key": "<your new API key>"} }
Se possuir qualquer problema ou precisar de ajuda com a configuração e os passos acima, você pode sempre entrar em contato com nosso time de suporte.